取得媒體藝術作品
由於媒體藝術作品需要積極主動的保存和管理，因此在入藏之時便收集資料相當重要，以確保其在未來的展示和保存。
艾嘉-麗莎．阿提拉 (Eija-Liisa Ahtila)，《安妮，阿基和神》(1998)，©艾嘉-麗莎．阿提拉
在這份指南中，將分成三個交叉的階段討論購藏的過程：入藏前置作業、登錄、入藏後置作業。 儘管這是三個次序分開的階段，有關藝術作品的知識從考慮入藏的那一刻到最後展示和長期儲存，就一直持續在建立。 這些知識為未來決定關於儲存、展示、租借和修復作品提供了依據。
入藏前置作業
- 我需要哪些資訊來決定作品入藏的可能性？
- 我如何估算擁有這件作品的開支費用？什麼資訊以決定可能的入藏？
- 有那些母檔案材料和設備需要一起入藏？
媒體藝術入藏前置作業的重點在決定是否要購入這件藝術作品。
在此階段收集的資料會用於講明購藏的合理性，並預估開支費用、裝置後勤事宜和未來擁有作品時的保存維護問題。
這些資料分成兩個主要方面：觀念面與技術面
理解構成藝術作品的觀念面與技術面要素對於考量購藏是必不可少的，而作品的耐久持續與真誠呈現也很重要
事實上，在入藏前很少有時間來收集詳細資料，然而你的目標是獲取以下區塊所提及的資訊。在入藏前置作業階段收集的資料，提供了作品購入以後進行深度紀錄的基礎知識。
在入藏一件媒體藝術作品之前，策展人或收藏者可以採取以下步驟：
獲取詳細資料
當團隊／資源建立以後，策展人／收藏者將提出擬定的入藏。以下資料可以在組織內部和外部收集到。指定一個人作為該過程的協調者，在某些情況下，作品登錄可以在入藏前就開始（請參閱入藏後置作業階段的說明）。在進行入藏之前，請先思考以下各節開頭的關鍵問題。
紐約現代藝術博物館的格倫・沃頓 (Glenn Wharton) 和彼得‧奧萊克希克 (Peter Oleksik) 預覽數位影片。數位圖像©紐約現代藝術博物館。
前置評估作業
在此入藏前置作業階段，通常僅有很少的時間收集資料並向董事會、委員會或其他個人會報。此時的目標是著手開始檢視，最後將引導在入藏後置作業的階段完成結構和狀況報告書。在此階段有一些需要考慮的核心事項：
- 這件作品目前是「可展示的」，並且可以維持嗎？
- 決定媒體的「可展示度」：如果在此階段有提供格式，請檢視播放品質。從提供的展覽歷史中，得以確定以前展示的時間長度。當媒體格式與提供的不同時，為選擇的媒體格式給予建議。
- 評估隨作品提供的展示設備狀況：設備多老舊？使用/展示了多少次？曾進行維修過嗎？
- 評估裝置中實體物件要素的狀況。
費用開支
除了下面列出的費用外，還會涉及與在長程與短程中保存媒體藝術相關的開銷。一份開支估價單有助於估算購入這件作品所需的財政負擔。
是否決定入藏？
總結資料收集的結果並提出後續動作的建議，利用從團隊和顧問那裡匯集而來的資料，策展人/收藏者得以決定該藝術品是否適合收藏。如果合適，策展人/收藏者將指出要納入購買同意書的擬議。
- 指出需要協商的問題。
- 明確指出所需的適當保存和展覽材料，例如母帶、母帶副本、展示用副本。
- 提供入藏和展示所需的最終設備清單：賣方會提供什麼？什麼是必須額外購買的？
入藏前置作業範本
入藏
- 有哪些需要我們鞏固的權利做為作品購藏的一部分？
- 我們是否具備未來保存修復和展示作品所需的東西？
- 可以為了展覽或保存製作副本嗎？
- 此次入藏是否需要正式法律文件的保證？
購入藝術作品，需要契約文件，由於媒體藝術作品所有權轉讓時連帶的一連串權利十分複雜，相較於傳統作品這些法律文件更加重要。這些文件包括：購買同意書、捐贈同意書、授權許可證。這些具體說明了購藏的條款和條件，並幫助確保各方理解各自的權利和義務。這些文件可以在以下各方之間使用（在任何交易中可能會是博物館、藝術家、藝術家資產管理者、藝廊或收藏者）：買方、賣方、捐贈者、著作權持有者。在此提供文件範本以供參考。當然，這些文件在取決於每筆交易的條款下，可以用作於協商的起點。
指導方針
登錄階段介於正式同意購入一件作品和使作品實際成為典藏品的一切皆執行到位的中間點，將一件作品加入到收藏的過程。此時，你需要確認你擁有所有承諾作為購買或贈與的東西，就傳統藝術品來說，例如一幅畫作，在你取得作品之時進行檢視，確實是你認為自己所購買的畫作，並且狀況如預期。此階段的結束是將標示的法定財產權傳遞給新的擁有者。
有些時候，雕塑、繪畫或其他類別物件也包含在作品之中。但在大多數情況下，你所購買的媒體藝術作品不單只是物件，而是能夠展示、借展、保存和出售作品的手段和權利。為了能夠行使這些權利，你需要擁有保存母帶材料與如何安裝作品的資料。
登錄範本
在以下範本中，括號中的內容是非必選，或根據特定情況而可以更改，以及在彙編此份同意書時，為那些應該解決的特殊問題進行註解。在簽署契約之前，應移除所有括號並修改或刪除其中的內容。如果其中包含的內容是非必選的，則使用紅色粗體字體，因為這些特別是用於媒體藝術。
| 由於藝術作品的所有權不一定涵括擁有該作的著作權所有權，這份文件是由著作權持有者授權給藝術作品擁有者的授權狀，允許出版和/或為保存目的再製。此範本是著作權持有者（通常是藝術家）與收藏者（在此文件中為「博物館」）之間的契約，可以用作一般許可協議，也可用於媒體藝術的文件。 | |
| 一份紀念透過贈與轉讓藝術作品所有權的文件。這個範本假定了雙方之間的完全贈與，其可以改編來應用於有多個受贈者或部分贈與的情況。 | |
| 一份藝術作品賣方與買方之間管制銷售條款的契約。此範本可改編來應用於有多個買方的情況。（即，有時被稱為共同所有權契約的聯合購藏約定，並必須與相關的共同所有權協議被共同擁有者完成審查。） |
在簽訂契約之前，你將掌握有關作品的資料（請參閱入藏前置作業指引清單）。你也已經考慮了安裝細節、長期保存和展覽需求、未來技術的發展以及狀況評估。此時，你可能也希望保有你、新擁有者和著作權持有者之間的著作權許可證明。儘管藝術家通常保有該作品的著作權，但你可以保有以出版到保存等目的為範圍而生產圖像或製作作品副本的權利。每份契約文件的兩份正本會交由賣方簽名，各方應保留一份具有完整簽名的原始文件。
請注意以下事項：
- 所有權認定書是非必要但值得擁有的，但如果已經完成了入藏前置作業，就沒有那麼要緊。你需要評估你和捐贈者的關係，以確定是否要取得所有權認定書。
- 原作保證書：如果捐贈者不擁有或無法轉讓作品原作保證書，則可能需要通過其他方式來獲取此文件，包括聯繫藝術家、藝廊或資產管理者。在某些情況下，更換丟失的證書可能需要付費。
- 如果藝術家或藝術家資產管理者是捐贈者，則使用紅色粗體字體。如果藝術家不是捐贈者，請記住你可能需要通過其他方式獲得文件，以及刪除不相關的部分。
入藏後置作業
在此階段，作品會被分類和登錄，並創建圖像以供公開發布和內部使用。在購入作品後，可能會訪問藝術家，回答與未來保存和展示有關的剩餘問題，作品的技術和概念知識則是用於訂定長期保存計畫。媒體、展示設備和實體物件都已包裝好，並儲存在適宜長期保存的保存維護室中。
- 我們需要哪些適當資訊來建立記錄基準和為未來保管這些紀錄？
- 為了作品將成為我們的收藏應該做些什麼準備？
- 為了訪問藝術家有關作品的裝置和保存，我該如何進行準備？
- 入藏後置作業階段的目的是為了作品的長期保存和未來展示做準備，這包括以數位和實體副本的格式組織與這件作品相關的資料。
通知藝術家：完成入藏過程後，必須通知所有各方，包括藝術家和供應者（或捐贈者）。